Ra quyết định là một phần không thể thiếu trong cuộc sống hàng ngày.
Từ lúc bạn mở mắt thức dậy, bạn đã bắt đầu chuỗi quyết định của mình. Bạn chọn ăn gì cho bữa sáng, mặc gì hôm nay và liệu có nên tập thể dục, thiền hay nướng thêm 15 phút. Những quyết định này, dù lớn hay nhỏ, đều liên tục diễn ra suốt cả ngày.
Một số quyết định có vẻ đơn giản và bạn thực hiện ngay lập tức mà không cần suy nghĩ nhiều. Nhưng cũng có những quyết định đòi hỏi sự suy xét kỹ càng hơn.
Trung bình, mỗi người trưởng thành thực hiện khoảng 35.000 quyết định có ý thức mỗi ngày. Con số này thậm chí còn cao hơn đối với những người quản lý. Với quá nhiều lựa chọn cần thực hiện, các nhà quản lý ở mọi cấp độ có thể dễ dàng cảm thấy mệt mỏi vì phải liên tục đưa ra quyết định.
Nếu bạn đang hoặc muốn trở thành một nhà quản lý, quá trình ra quyết định đòi hỏi sự tập trung vào chi tiết. Để chống lại sự căng thẳng khi phải ra quyết định, bạn cần nắm vững các bước để ra quyết định một cách tốt nhất có thể.
Làm sao để đưa ra quyết định đúng đắn?
Đưa ra quyết định đúng đắn không phải lúc nào cũng dễ dàng, nhưng với một quy trình hợp lý, bạn có thể làm điều đó một cách tự tin hơn. Dưới đây là một số bước bạn có thể áp dụng:
- Xác định mục tiêu: Trước khi đưa ra bất kỳ quyết định nào, hãy xác định rõ mục tiêu mà bạn muốn đạt được. Điều này giúp bạn tập trung vào những gì thực sự quan trọng và tránh bị lạc hướng bởi những yếu tố không liên quan.
- Thu thập thông tin: Tìm hiểu và thu thập tất cả các thông tin liên quan để đảm bảo bạn có đầy đủ dữ liệu cần thiết. Điều này bao gồm cả việc tìm hiểu về các tùy chọn có sẵn, các rủi ro tiềm ẩn và các lợi ích có thể đạt được từ mỗi tùy chọn.
- Phân tích các lựa chọn: Đánh giá các lựa chọn mà bạn có và xem xét ưu điểm, nhược điểm của từng phương án. Hãy cân nhắc các yếu tố như thời gian, chi phí, tác động dài hạn và ngắn hạn.
- Tham khảo ý kiến: Hỏi ý kiến từ những người có kinh nghiệm hoặc chuyên gia trong lĩnh vực liên quan. Sự tư vấn từ những người đã từng trải qua tình huống tương tự có thể cung cấp những góc nhìn mới mẻ và giá trị.
- Đánh giá rủi ro: Xác định các rủi ro tiềm ẩn và cân nhắc cách giảm thiểu chúng. Điều này giúp bạn chuẩn bị tốt hơn và giảm thiểu hậu quả tiêu cực nếu có điều gì đó không như ý muốn.
- Quyết định và hành động: Sau khi đã phân tích và cân nhắc kỹ lưỡng, đưa ra quyết định và thực hiện nó. Lúc này, sự tự tin và quyết đoán là yếu tố rất quan trọng.
- Theo dõi và đánh giá: Sau khi thực hiện quyết định, theo dõi kết quả và đánh giá hiệu quả của nó. Điều này giúp bạn học hỏi từ kinh nghiệm và cải thiện kỹ năng ra quyết định cho lần sau.
Rèn luyện kỹ năng ra quyết định trong quản lý
Các bước ra quyết định quản trị
Quá trình ra quyết định quản trị đòi hỏi sự chú ý đến chi tiết và một quy trình khoa học. Hãy thực hành 7 bước dưới đây để cải thiện việc ra quyết định:
1. Xác định quyết định cần đưa ra
Hiểu rõ vấn đề cần giải quyết. Bạn không thể giải quyết vấn đề mà không biết nó là gì, đúng không. Vì vậy hãy bắt đầu bằng cách làm quen với vấn đề để biết chính xác những gì bạn đang quyết định.
2. Xem lại thông tin liên quan:
Bắt đầu brainstorm sau khi bạn đã xác định quyết định.
Để đưa ra quyết định sáng suốt, bạn phải kiểm tra tất cả các thông tin có sẵn. Xem xét nhiều thông tin có thể trở nên hỗn loạn. Hãy cố gắng giữ cho mọi thứ được tổ chức bằng cách sử dụng các chiến lược như biểu đồ luồng (flowchart) hoặc ghi chú màu. Bạn không muốn mất một tài liệu quan trọng trong một chồng hàng trăm tài liệu. Góc nhìn mới mẻ rất hữu ích khi suy ngẫm thông tin, vì vậy hãy tham gia các thành viên khác trong nhóm vào việc biên soạn thông tin liên quan. Hãy làm tương tự khi xem xét các giải pháp cho vấn đề của bạn.
3. Suy nghĩ về các lựa chọn thay thế có thể:
Có bao nhiêu giải pháp khả thi cho quyết định này? Vì bạn đã xem xét thông tin của mình một cách cẩn thận, có lẽ bạn đã xem xét một số tùy chọn. Có thể có nhiều lựa chọn thay thế, nhưng đây không phải là giai đoạn mà bạn tìm ra lựa chọn tốt nhất. Thay vào đó, hãy tập trung vào việc liệt kê các khả năng bằng cách đặt câu hỏi và lắng nghe phản hồi.
4. Cân nhắc bằng chứng của bạn:
Bây giờ bạn đã có các giải pháp khả thi của mình, đã đến lúc cân nhắc tất cả các ưu và nhược điểm. Hãy suy nghĩ về đối thủ cạnh tranh của bạn và kết quả họ đã có với những quyết định như vậy.
Xem lại các chiến thắng và thua lỗ có thể xảy ra mà bạn có thể gặp phải cho từng lựa chọn thay thế có thể. Bạn cũng có thể xem xét quyết định của mình sẽ ảnh hưởng đến các thành viên trong nhóm và các bên liên quan như thế nào. Họ sẽ phải thích nghi với loại thay đổi nào? Đừng vội vàng đến giai đoạn này. Bạn muốn đưa ra quyết định mà bạn cảm thấy thoải mái và tự tin.
5. Chọn giải pháp:
Bạn đã đến bước mà bạn đưa ra quyết định cuối cùng của mình. Xem lại thông tin và các lựa chọn thay thế của bạn và cân nhắc bằng chứng của bạn. Sau đó, đưa ra quyết định của bạn. Hãy tin tưởng bản thân: bạn đã sẵn sàng để thực hiện cuộc gọi này.
6. Hành động:
Bước cuối cùng là thực hiện quyết định của bạn. Tạo một kế hoạch giúp bạn và doanh nghiệp của bạn thành công. Lập kế hoạch chiến lược có thể mất một thời gian, nhưng bạn sẽ chỉ gặt hái được những lợi ích của một quyết định thành công, chẳng hạn như các thành viên trong nhóm hài lòng và tinh thần rõ ràng nếu bạn thực hiện kế hoạch hành động của mình đúng cách.
7. Suy ngẫm về quyết định của bạn:
Mục tiêu khi suy ngẫm không phải là thuyết phục bản thân rằng bạn đã đưa ra tất cả các lựa chọn đúng đắn. Đó là phải trung thực về những gì hiệu quả và những gì không hiệu quả để bạn có thể học hỏi từ mỗi quyết định.
Bạn đã giải quyết vấn đề bạn đã xác định ban đầu chưa?
Bạn thu thập thông tin tốt như thế nào? Mục tiêu của bạn đã được đạt chưa?
Bạn đã tận dụng tất cả các nguồn lực có sẵn chưa?
Tận dụng kiến thức của đồng nghiệp và đối tác giúp bạn xác định những lựa chọn của mình. Nếu bạn quên bao gồm ai đó trong quá trình đó, bạn có thể đã bỏ lỡ một cơ hội. Hãy ghi chú khi tạo báo cáo sau cùng, ghi chép những gì bạn đã học từ quá trình và liệu bạn có thay đổi gì không. Như vậy, bạn sẽ được chuẩn bị khi quyết định trở nên khó khăn hơn.
Những khó khăn của việc ra quyết định
Việc ra quyết định, đặc biệt trong quản trị, không phải lúc nào cũng dễ dàng và có thể gặp nhiều khó khăn:
- Quá nhiều thông tin: Có quá nhiều dữ kiện có thể khiến bạn cảm thấy choáng ngợp. Việc có quá ít kiến thức cũng có thể gây áp lực và để lộ những động lực cá nhân của bạn. Với thực hành, việc ưu tiên và chọn lựa thông tin quan trọng nhất để xem xét sẽ trở nên dễ dàng hơn. Đừng do dự nếu bạn cần tìm hiểu thêm để hỗ trợ cho các quyết định của mình tốt hơn. Kỹ năng nghiên cứu không bao giờ lỗi thời và bạn sẽ biết cách ưu tiên những gì bạn tìm thấy. Tuy nhiên, hãy thực tế. Là một người quản lý, bạn hiếm khi có tất cả thời gian hoặc thông tin mà bạn muốn. Mục tiêu không phải là chắc chắn 100%. Mục tiêu là cung cấp cho bản thân những nguồn lực cần thiết để đưa ra một quyết định có cơ sở.
- Tự tin thái quá: Mặc dù bạn đang cố gắng hết sức để đưa ra quyết định sáng suốt, bạn luôn có thể đưa ra quyết định sai lầm. Đó là một phần của cuộc sống. Nhưng nếu bạn không thừa nhận khả năng này, nó có thể khiến bạn dễ mắc sai lầm hoặc thất bại hơn. Tự tin là điều tuyệt vời, nhưng quá tự tin có thể dẫn đến những sai lầm không cần thiết. Quá tự tin có thể khiến bạn xa lánh người khác có tầm nhìn xa khi đưa ra quyết định hoặc đảm nhận quá nhiều trách nhiệm.
- Không xác định chính xác vấn đề: Bước đầu tiên trong quá trình ra quyết định của bạn là một bước quan trọng. Nó thiết lập giai điệu cho phần còn lại của nghiên cứu và tư vấn của bạn. Nếu bạn không xác định được những gì bạn đang cố gắng quyết định, cuối cùng bạn không thể đưa ra quyết định tốt nhất. Một số quyết định rất phức tạp và đòi hỏi nhiều thời gian, vì vậy đừng vội vàng.
- Thu hút tất cả mọi người tham gia: Điểm mấu chốt là đôi khi bạn chính là người đưa ra quyết định. Là một nhà quản lý, bạn có tiếng nói cuối cùng, nhưng việc lắng nghe phản hồi và làm việc hợp tác cũng rất quan trọng. Hãy nói rõ ràng với nhóm của bạn liệu quyết định đó có mang tính hợp tác hay không để đặt ra những kỳ vọng minh bạch. Bạn sẽ tiến hành bỏ phiếu nhóm? Hay là bạn đang thu thập thông tin để tự đưa ra quyết định cuối cùng? Hãy minh bạch nhất có thể về các tiêu chí bạn sẽ sử dụng, quy trình đưa ra quyết định và thời gian thực hiện. Nếu các thành viên còn lại trong nhóm không thể thống nhất bất cứ điều gì, quyết định của bạn sẽ trở nên thách thức hơn và sự giao tiếp rõ ràng cũng càng thêm quan trọng. Trở thành một nhà quản lý giỏi nghĩa là tập trung vào cách toàn bộ nhóm của bạn vận hành. Có thể bạn cần tăng cường kỹ năng giao tiếp hoặc giải quyết vấn đề của nhóm mình.
Kết luận
Rèn luyện kỹ năng ra quyết định trong vai trò quản lý là một quá trình liên tục và đòi hỏi sự kiên nhẫn, chú ý đến chi tiết và sự tự tin. Bằng cách áp dụng các bước và mẹo trên, bạn có thể cải thiện khả năng ra quyết định của mình và trở thành một nhà lãnh đạo hiệu quả hơn.
Hãy nhớ rằng mỗi quyết định đều mang đến cơ hội cho sự học hỏi và phát triển, vì vậy đừng ngần ngại thử nghiệm và điều chỉnh khi cần thiết. Mỗi lần bạn đưa ra một quyết định, đó là một bước tiến trong hành trình trở thành một người quản lý xuất sắc. Hãy tận dụng mỗi cơ hội để rèn luyện và hoàn thiện kỹ năng của mình, từ đó giúp bạn đưa ra những quyết định đúng đắn và mang lại hiệu quả cao nhất cho bản thân và tổ chức.
Nguồn tham khảo: Betterup
Tổng hợp và biên soạn bởi Leading Team
