Giới thiệu
Trong môi trường kinh doanh hiện đại, sự thay đổi là không thể tránh khỏi. Để quản lý sự thay đổi hiệu quả, giao tiếp đóng vai trò quan trọng. Bài viết này sẽ giới thiệu bảy chiến lược giao tiếp cần thiết giúp nhà quản lý dẫn dắt tổ chức vượt qua những thay đổi một cách suôn sẻ.
1. Giao tiếp rõ ràng, sớm và liên tục
Mô tả: Việc giao tiếp rõ ràng và kịp thời là yếu tố then chốt trong quá trình thay đổi. Đừng để nhân viên phải tự tìm hiểu chi tiết, thay vào đó, hãy cung cấp thông tin chi tiết ngay từ đầu và duy trì liên lạc thường xuyên.
Chi tiết cần truyền đạt:
- Ai sẽ bị ảnh hưởng và ai chịu trách nhiệm thực hiện thay đổi?
- Thay đổi là gì và sẽ diễn ra ở đâu?
- Khi nào thay đổi có hiệu lực?
- Tại sao cần thay đổi?
Ví dụ: Thay vì nói chung chung rằng “tháng tới sẽ có thay đổi về hệ thống bán hàng”, hãy cụ thể như “Từ ngày 3 tháng 3, chúng ta sẽ bắt đầu chuyển đổi hệ thống bán hàng sang Salesforce, hoàn tất vào ngày 1 tháng 5.”
2. Giao tiếp với đúng người
Mô tả: Nhân viên thường muốn nghe về sự thay đổi từ người quản lý trực tiếp hoặc người tạo ra sự thay đổi. Điều này giúp xây dựng niềm tin và giảm thiểu sự kháng cự.
Chi tiết:
- Đảm bảo rằng thông tin thay đổi được truyền đạt đầy đủ và chính xác từ cấp quản lý xuống các bộ phận.
- Xây dựng niềm tin bằng cách giải thích rõ ràng và chi tiết về mục đích và lợi ích của sự thay đổi.
3. Sử dụng nhiều kênh truyền thông
Mô tả: Đừng dựa vào một kênh truyền thông duy nhất. Mỗi nhân viên có phong cách và sở thích giao tiếp khác nhau, vì vậy hãy sử dụng nhiều phương tiện để đảm bảo thông tin được truyền đạt hiệu quả.
Kênh truyền thông:
- Gặp mặt trực tiếp và trình bày.
- Email và bản tin.
- Video và blog.
Lợi ích: Sử dụng nhiều kênh giúp tăng khả năng tiếp cận thông tin và mức độ hiểu biết của nhân viên về sự thay đổi.
4. Trả lời câu hỏi “Nó có lợi gì cho tôi?” và “Nó có ý nghĩa gì với tôi?”
Mô tả: Khơi dậy mối quan tâm của nhân viên bằng cách trả lời câu hỏi về lợi ích cá nhân và ý nghĩa của sự thay đổi đối với họ.
Ví dụ: Khi chuyển bảng lương từ hàng tuần sang hai tuần một lần, giải thích rõ ràng cách thay đổi này sẽ ảnh hưởng đến bộ phận kế toán và toàn bộ tổ chức.
5. Chuẩn bị cho sự phản kháng
Mô tả: Sự thay đổi luôn gặp phải sự phản kháng. Hãy chuẩn bị trước các phản đối tiềm ẩn và lên kế hoạch phản hồi.
Chi tiết:
- Nhận biết các giai đoạn phản ứng cảm xúc (phủ nhận, đau buồn, mặc cả, trầm cảm) và chuẩn bị giao tiếp với sự đồng cảm.
- Dự đoán và xử lý các phản ứng tiêu cực một cách chuyên nghiệp và thông cảm.
6. Lắng nghe phản hồi
Mô tả: Giao tiếp quản lý sự thay đổi cần diễn ra theo hai chiều. Lắng nghe phản hồi từ nhân viên giúp cải thiện quá trình thay đổi và tăng cường sự đồng thuận.
Chi tiết:
- Sử dụng khảo sát để theo dõi tiến trình chấp nhận sự thay đổi.
- Đón nhận ý tưởng sáng tạo từ nhân viên thông qua các cuộc trò chuyện online hoặc diễn đàn.
- Sẵn sàng thay đổi kế hoạch dựa trên phản hồi nhận được.
7. Đừng ngại lặp lại lời nói của chính mình
Mô tả: Sự lặp lại là yếu tố thiết yếu của giao tiếp quản lý thay đổi. Nhân viên cần nghe thông điệp nhiều lần và qua nhiều cách để hiểu và ủng hộ sự thay đổi.
Ví dụ: Áp dụng ‘quy tắc số bảy’ trong marketing – mọi người cần nghe thông điệp ít nhất bảy lần trước khi họ cân nhắc hành động.
Kết luận
Chiến lược truyền thông quản lý thay đổi thành công có thể làm nên sự khác biệt giữa sự thay đổi đột ngột và sự thay đổi bền vững. Hãy giao tiếp sớm, thường xuyên và hiệu quả để dẫn dắt tổ chức của bạn vượt qua mọi thử thách một cách thành công.
Nguồn tham khảo Whatfix
Tổng hợp và biên soạn bởi Leading Team
Khóa học liên quan
Leading Team cung cấp các khóa học liên quan đến quản lý sự thay đổi như:
- Quản lý sự thay đổi – kỹ năng thích ứng.
- Bộ kỹ năng cho nhà lãnh đạo tình huống.
- Quản lý hoạt động đào tạo dành cho nhà quản lý.
