Cải tiến quy trình là một quá trình lặp đi lặp lại đòi hỏi nhiều nỗ lực để tạo ra một chiến lược hợp lý nhằm thực hiện thành công sự thay đổi. Tuy nhiên, những yếu tố cản trở như văn hóa tổ chức, sự chậm trễ của dự án và những yêu cầu thay đổi từ phía khách hàng thường ảnh hưởng đến việc thực hiện thay đổi của bạn.
Các kỹ thuật cải tiến quy trình kinh doanh như Chu trình PDCA giúp các tổ chức vượt qua những rào cản thay đổi này và thúc đẩy văn hóa cải tiến liên tục.
A/ Chu Trình PDCA Là Gì?
Chu trình Lập kế hoạch-Thực hiện-Kiểm tra-Hành động (PDCA) hoặc Chu trình Lập kế hoạch-Thực hiện-Nghiên cứu-Hành động (PDSA) là một kỹ thuật giải quyết vấn đề gồm bốn bước lặp đi lặp lại được sử dụng để cải tiến liên tục các quy trình kinh doanh. Kỹ thuật này duy trì một vòng phản hồi liên tục, cho phép những người lãnh đạo thay đổi xây dựng và kiểm tra các lý thuyết về thay đổi.
Chu trình PDCA, còn được gọi là Chu trình ‘Deming’ hoặc Chu trình ‘Shewhart’, được tiên phong bởi nhà vật lý Tiến sĩ William Edwards Deming vào những năm 1950, người sau đó đã đặt ra thuật ngữ Chu trình “Shewhart” theo tên người cố vấn của mình.
Trong Thế chiến thứ hai, kỹ thuật này đã được sử dụng ở Hoa Kỳ để cải thiện quy trình sản xuất trong thời chiến. Trọng tâm là nghiên cứu kết quả của những đổi mới trong khi vẫn theo dõi kế hoạch ban đầu.
B/ Bốn Giai Đoạn Của Chu Trình PDCA
Bốn bước của Chu trình PDCA tạo thành một vòng khép kín, cho phép bạn đánh giá tất cả các quy trình kiểm soát chất lượng ngay từ đầu. Bốn bước được chia nhỏ như sau:
1. Kế Hoạch – Plan
Với tư cách là người thực hiện thay đổi, bạn phải vạch ra những điểm yếu hiện có và thay đổi bằng giải pháp được đề xuất trong giai đoạn lập kế hoạch. Tạo các giả thuyết cho các vấn đề cơ bản và kiểm tra chúng để có kết quả rõ ràng.
Hơn nữa, bạn cần tạo một ‘kế hoạch thực hiện dự án’ chi tiết để cung cấp cho các hành động liên quan, phản ánh sự liên kết giữa mục tiêu kinh doanh của tổ chức và mục tiêu dự án.
2. Thực Thi – Do
Việc thực thi quan trọng hơn việc lập kế hoạch. Giai đoạn này được chia thành ba phần nhỏ:
• Đào tạo các thành viên trong nhóm để thu hẹp khoảng cách kỹ năng (skills gap)
• Quá trình thực hiện
• Ghi lại quá trình thực hiện để tham khảo sau này.
Giai đoạn này rất quan trọng. Khi bạn chạy thử nghiệm thí điểm trong giai đoạn này, nó sẽ cho biết liệu thay đổi được đề xuất có dẫn đến ‘kết quả lý thuyết’ đã đề ra hay không
3. Kiểm Tra – Check
Giai đoạn kiểm tra nên được xảy ra ít nhất hai lần trên mỗi dự án. Sau khi kết quả thử nghiệm thí điểm của bạn được phân tích (đánh giá chúng theo các tiêu chí bạn đã nêu ở bước 1) xác định xem nó có thành công hay không. Bạn phải xem lại toàn bộ quá trình thực hiện dự án để xác định những thất bại và thành công nhằm thực hiện những điều chỉnh cần thiết cho những lần lặp lại trong tương lai.
4. Hành động – Act
Bước cuối cùng bao gồm hành động khắc phục và điều chỉnh để thực hiện dự án cải tiến trên quy mô lớn hơn. Vì Chu trình PDCA là một vòng lặp nên quy trình mới sẽ trở thành cái chuẩn mới cho các thử nghiệm trong tương lai.
C/ Khi Nào Nên Sử Dụng Chu Trình PDCA
Chu trình PDCA là một công cụ linh hoạt dành cho nhiều trường hợp sử dụng của doanh nghiệp, trong đó phổ biến nhất là:
• Khi bạn khởi động một công ty mới hoặc một dự án cải tiến quy trình.
• Trong suốt thời gian phát triển một quy trình, sản phẩm hoặc thiết kế quy trình làm việc mới hoặc được tối ưu hóa.
• Khi xác định và ghi lại một quy trình làm việc hoặc nhiệm vụ thủ công, tẻ nhạt.
• Khi lập kế hoạch thu thập, theo dõi và phân tích phân tích dữ liệu để giúp xác định các vấn đề cốt lõi và tình trạng bỏ sót công việc.
• Trong quá trình thực hiện thay đổi.
• Khi di chuyển sang hệ thống mới hoặc quy trình làm việc mới.
• Khi xác định những lĩnh vực cần cải tiến mới.
D/ Ví Dụ Về Các Công Ty Thực Hiện Chu Trình PDCA
Chúng ta hãy xem xét một số nghiên cứu điển hình chi tiết hơn:
1. Nike
Nike đã triển khai các phương pháp tinh gọn để hợp lý hóa quy trình sản xuất của mình. Tuy nhiên, để cải thiện điều kiện làm việc kém, công ty đã triển khai Chu trình PDCA. Kỹ thuật này đã trao quyền cho nhân viên, đối tác và khách hàng của Nike. Nike khuyến khích các nhà máy cải thiện điều kiện làm việc và đưa ra hệ thống tính điểm để đánh giá hiệu quả hoạt động của các cơ sở sản xuất.
Nike cải thiện điều kiện làm việc, loại bỏ sự lãng phí và tuyển dụng những nhà quản lý theo định hướng giá trị. Cam kết về các phương pháp tinh gọn và cải tiến liên tục đã giúp Nike tăng gấp đôi quy mô của mình từ 100 tỷ USD vào năm 2015 lên hơn 200 tỷ USD vào năm 2021.
2. Nestlé
Nestlé đặt mục tiêu giảm lãng phí bằng cách áp dụng các phương pháp tinh gọn. Nó thực hiện phương pháp Kaizen để đảm bảo rằng cải tiến liên tục là trách nhiệm của mọi nhân viên và sử dụng chu trình PDCA để cung cấp khuôn khổ chi tiết và tăng cường trách nhiệm giải trình.
Nestlé Waters đã sử dụng các kỹ thuật mới để minh họa luồng nguyên liệu và thông tin cần thiết để đưa thành phẩm đến tay người tiêu dùng. Quá trình này đã giúp các nhà máy đóng chai mới tăng năng suất.
E/ Lợi Ích Của Chu Trình PDCA
Dưới đây là một số lợi ích của chu trình PDCA ảnh hưởng trực tiếp đến doanh nghiệp của bạn:
– Chu trình PDCA là một công cụ đơn giản nhưng mạnh mẽ mang lại sự thay đổi thành công đồng thời giúp giảm lãng phí và tăng hiệu quả của quy trình.
– Việc lặp lại Chu trình PDCA nhiều lần giúp đơn giản hóa các quy trình và giảm thiểu sai sót, giúp tạo ra các quy trình vận hành chuẩn.
– Chu trình PDCA là một kỹ thuật linh hoạt được sử dụng cho nhiều trường hợp sử dụng khác nhau trong đa dạng lĩnh vực, chẳng hạn như quản lý dự án, quản lý thay đổi, phát triển sản phẩm và quản lý chất lượng.
– Chu trình PDCA là một phương pháp đặc biệt hiệu quả giúp bạn hiểu rõ các quy trình cốt lõi và thu thập dữ liệu để chứng minh kết quả.
F/ Những Hạn Chế Của Chu Trình PDCA
Chu trình PDCA cũng có những hạn chế. Dưới đây là một số thách thức đối với mô hình cải tiến quy trình:
– PDCA là một vòng lặp liên tục và một quá trình liên tục, có nghĩa là nó đòi hỏi sự đồng ý từ phía lãnh đạo và cam kết nghiêm ngặt đối với quy trình.
– Nó chỉ hữu ích nếu được thực hiện nhiều lần và việc triển khai một lần sẽ chỉ dẫn đến lãng phí tài nguyên.
– Mặc dù Chu trình PDCA là một kỹ thuật linh hoạt nhưng nó không phù hợp với các dự án nhạy cảm về thời gian.
Những Bài Học Quan Trọng Từ Chu Trình PDCA
Triển khai các phương pháp cải tiến quy trình như Chu trình PDCA là một cách tuyệt vời để duy trì tính phù hợp bằng cách khắc sâu tinh thần cải tiến liên tục vào linh hồn của công ty. Các quy trình kinh doanh cần được cập nhật thường xuyên và liên tục để đảm bảo tổ chức của bạn có thể hoạt động với chi phí vận hành tối thiểu và hiệu quả tối đa.
Nguồn tham khảo Whatfix
Tổng hợp và biên soạn bởi Leading Team
