Năng suất không chỉ đơn thuần là số lượng công việc bạn hoàn thành trong một ngày mà còn là cách bạn sử dụng thời gian và năng lượng của mình một cách hiệu quả nhất. Điều này bao gồm việc duy trì sự tập trung, quản lý thời gian, và giữ vững mức năng lượng cả về thể chất lẫn tinh thần để thực hiện công việc một cách hiệu quả.
Yếu tố ảnh hưởng đến năng suất
Có nhiều yếu tố có thể ảnh hưởng đến năng suất làm việc của bạn. Dưới đây là một số yếu tố chính:
- Sự xao lãng: Các phiền nhiễu như mạng xã hội hoặc thông báo email có thể kéo bạn ra khỏi nhiệm vụ hiện tại và giảm năng suất.
- Gián đoạn: Những cuộc gọi, cuộc họp thường xuyên có thể làm bạn mất tập trung và gặp khó khăn trong việc hoàn thành công việc.
- Mệt mỏi: Thiếu ngủ hoặc làm việc quá sức có thể làm bạn cảm thấy mệt mỏi và thiếu năng lượng, ảnh hưởng đến khả năng làm việc hiệu quả.
- Căng thẳng: Mặc dù căng thẳng ngắn hạn có thể thúc đẩy bạn hoàn thành công việc, căng thẳng lâu dài có thể dẫn đến kiệt sức.
- Buồn chán: Nếu công việc không hấp dẫn, bạn có thể cảm thấy chán nản, ảnh hưởng đến năng suất của mình.
- Sức khỏe: Các vấn đề sức khỏe, từ nhẹ như đau đầu đến nghiêm trọng như bệnh mãn tính, đều có thể ảnh hưởng đến năng suất của bạn.
- Môi trường làm việc: Môi trường làm việc tiêu cực hoặc không thuận lợi cũng có thể gây ảnh hưởng lớn đến hiệu suất làm việc của bạn.
Các thành phần của năng suất
Năng suất hiệu quả bao gồm bốn yếu tố chính:
- Tập trung: Khả năng tập trung vào nhiệm vụ hiện tại và tránh mọi phiền nhiễu.
- Năng lượng: Năng lượng tinh thần và thể chất cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ.
- Quản lý thời gian: Khả năng ưu tiên các nhiệm vụ quan trọng và quản lý thời gian hiệu quả.
- Tính kiên định: Khả năng duy trì sự tập trung và năng lượng để làm việc liên tục và không bị gián đoạn.
8 Cách xây dựng năng suất làm việc hiệu quả
Để tăng năng suất, bạn có thể áp dụng các chiến lược sau:
- Dọn dẹp không gian làm việc: Giữ cho không gian làm việc gọn gàng giúp cải thiện sự tập trung và hiệu quả làm việc.
- Lập danh sách việc cần làm: Viết xuống danh sách công việc giúp bạn theo dõi và ưu tiên các nhiệm vụ quan trọng.
- Tập trung vào một nhiệm vụ tại một thời điểm: Tránh làm nhiều việc cùng lúc, tập trung vào một nhiệm vụ để đạt hiệu quả cao nhất.
- Dùng kỹ thuật Pomodoro: Phương pháp Pomodoro, do Francesco Cirillo phát triển, là một kỹ thuật quản lý thời gian giúp cải thiện sự tập trung và năng suất. Bạn chia công việc thành các khoảng thời gian làm việc 25 phút, gọi là “Pomodoro”, xen kẽ với những khoảng nghỉ ngắn. Phương pháp này giúp bạn duy trì sự tập trung cao độ và giảm căng thẳng.
Dùng kỹ thuật Pomodoro - Quy tắc 2 phút: Theo David Allen, tác giả của cuốn sách “Getting Things Done”, nếu một nhiệm vụ có thể hoàn thành trong vòng 2 phút, hãy làm ngay lập tức. Quy tắc này giúp bạn tránh việc tích lũy những công việc nhỏ và tăng hiệu quả công việc hàng ngày.
- Hạn chế gián đoạn: Tắt thông báo và hạn chế các yếu tố gây gián đoạn khi làm việc.Để tăng năng suất, hãy tạo ra một môi trường làm việc không bị phân tâm. Điều này bao gồm việc tắt các thông báo không cần thiết trên điện thoại và máy tính, tạo ra một không gian làm việc gọn gàng và yên tĩnh. Một nghiên cứu của Đại học California, Irvine cho thấy rằng phải mất trung bình 23 phút để lấy lại sự tập trung sau khi bị phân tán.
- Học cách nói không: Từ chối những việc không quan trọng để tập trung vào mục tiêu chính của bạn. Từ khi bạn nắm được cách sử dụng thời gian. Để cải thiện năng suất, hãy học cách nói không với những việc lấy đi năng lượng của bạn và không đóng góp cho mục tiêu mà bạn đã đặt ra. Nếu không, nó có thể tạo ra cảm giác như mình luôn luôn bận bịu, nhưng không bao giờ có thể hoàn thành bất cứ điều gì mà bạn đã đề ra.
- Tập thiền định: Thiền giúp cải thiện sự tập trung và giảm căng thẳng, từ đó tăng năng suất làm việc.
Làm thế nào để tránh kiệt sức
Kiệt sức là trạng thái căng thẳng kéo dài và mệt mỏi, có thể dẫn đến giảm năng suất và ảnh hưởng xấu đến sức khỏe. Để tránh kiệt sức, bạn có thể:
- Nghỉ ngơi đầy đủ: Đảm bảo ngủ đủ giấc để cơ thể và tinh thần được hồi phục.
- Chăm sóc bản thân: Dành thời gian cho các hoạt động giúp tái tạo năng lượng như tập thể dục, thiền định, hoặc dành thời gian với người thân.
- Uỷ quyền công việc: Giao bớt nhiệm vụ cho người khác để bạn có thể tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng hơn.
- Đặt ranh giới: Thiết lập ranh giới rõ ràng về thời gian làm việc và thời gian nghỉ ngơi.
- Đánh giá lại ưu tiên: Xem xét lại các ưu tiên trong công việc và cuộc sống để đảm bảo bạn không làm việc quá sức và có đủ thời gian cho bản thân.
Vì Sao Một Số Người Lại Làm Việc Hiệu Quả Hoặc Kém Hơn Người Khác?
Một sự kết hợp của các yếu tố các nhân và môi trường có thể ảnh hưởng đến khả năng làm việc hiệu quả của một người, khiến họ làm việc hiệu quả hoặc kém hơn người khác.
Những yếu tố này có thể bao gồm:
- Đặc điểm tính cách: Chắc chắn những đặc điểm tính cách giúp con người làm việc hiệu quả hơn. Ví dụ, một nghiên cứu năm 2022 cho rằng những người có những đặc điểm như đam mê, kiên trì, và cởi mở có xu hướng làm việc hiệu quả hơn.
- Yếu tố di truyền: Nghiên cứu cho ta thấy rằng các yếu tố di truyền có thể đóng vai trò trong việc xác định một người nào đó làm việc hiệu quả như thế nào.
- Mức độ động lực: (motivation levels) của con người có thể thay đổi dựa trên các yếu tố như nhu cầu sinh lý, bối cảnh xã hội, nền tảng văn hóa, yếu tố cá nhân.
Bằng cách áp dụng những chiến lược trên, bạn có thể cải thiện năng suất làm việc và tránh được tình trạng kiệt sức. Hãy nhớ rằng, năng suất không chỉ là làm việc nhiều hơn mà là làm việc thông minh hơn.
Nguồn tham khảo Verywellmind
Tổng hợp và biên soạn bởi Leading Team
