Giới Thiệu
Trong quá trình cố vấn, việc thiết lập một thỏa thuận cố vấn và một kế hoạch tham vấn là vô cùng quan trọng để đảm bảo hiệu quả và sự phát triển của cả người cố vấn (mentor) và người được cố vấn (mentee). Một thỏa thuận cố vấn rõ ràng và một kế hoạch tham vấn chi tiết giúp định hướng mối quan hệ cố vấn, đảm bảo rằng các mục tiêu và kỳ vọng được thực hiện. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách thiết lập các quy tắc cơ bản cho việc cố vấn hiệu quả và cách thực hiện một kế hoạch tham vấn tập trung vào mục tiêu.
Thỏa Thuận Cố Vấn Là Gì?
Thỏa thuận cố vấn là một tài liệu chính thức mô tả rõ ràng cấu trúc của mối quan hệ giữa bạn và người cố vấn, và vai trò cũng như trách nhiệm của cả hai bên. Một thỏa thuận cố vấn giúp tránh hiểu lầm và đảm bảo rằng cả mentor và mentee đều hiểu rõ yêu cầu của quá trình cố vấn.
Cuộc Gặp Đầu Tiên Của Mentor và Mentee
Khi bắt đầu một mối quan hệ cố vấn, bạn cần có một cuộc gặp đầu tiên để thiết lập mối quan hệ và thảo luận về mục tiêu. Cuộc gặp này có ba mục tiêu chính:
- Hiểu Nhau: Xây dựng mối quan hệ và tìm điểm chung sẽ giúp mối quan hệ của bạn phát triển. Nên thực hiện trong môi trường không chính thức để tạo sự thoải mái.
- Xác Định Mục Tiêu: Làm rõ mục tiêu cho mối quan hệ cố vấn và sự nghiệp của bạn. Điều này giúp mentor hiểu rõ “bức tranh tổng thể” và phong cách học tập của bạn.
- Định Nghĩa Thỏa Thuận Cố Vấn: Thảo luận chi tiết và lập thỏa thuận cố vấn, bao gồm các “quy tắc cơ bản” cho quá trình cố vấn.
Những Gì Cần Bao Gồm Trong Thỏa Thuận Cố Vấn
Thỏa thuận cố vấn nên bao gồm các yếu tố sau:
- Kỳ Vọng và Mục Tiêu: Thảo luận về kỳ vọng và kết quả mà cả hai bên muốn thấy, và thiết lập mục tiêu cụ thể và có thể đo lường.
- Thời Gian và Địa Điểm Của Cuộc Họp: Thỏa thuận về địa điểm, tần suất, và thời lượng các cuộc họp. Đảm bảo không gian họp riêng tư và ít bị gián đoạn.
- Thời Gian Của Mối Quan Hệ: Thống nhất một khoảng thời gian cố định cho mối quan hệ để duy trì sự tập trung vào mục tiêu.
- Trung Thực và Bảo Mật: Cam kết giao tiếp trung thực và bảo mật thông tin giữa hai bên.
- Vai Trò Của Quản Lý Trực Tiếp: Thỏa thuận cần bao gồm việc thông báo cho quản lý trực tiếp về tiến trình của mối quan hệ và các cam kết của bạn.
Kế Hoạch Tham Vấn Là Gì?
Sau khi thỏa thuận cố vấn được ký kết, bước tiếp theo là lập một kế hoạch tham vấn. Kế hoạch này bao gồm các hoạt động cụ thể để thực hiện các điều khoản của thỏa thuận cố vấn.
Trách Nhiệm Của Người Được Hướng Dẫn (Mentee)
- Các Lĩnh Vực Phát Triển: Xác định các lĩnh vực cụ thể của công việc mà bạn muốn cải thiện hoặc phát triển.
- Hoạt Động Cụ Thể: Đề xuất các hoạt động cụ thể mà mentor có thể đưa ra phản hồi.
- Đo Lường Sự Thành Công: Đề xuất các chỉ số thành công rõ ràng cho việc tham vấn.
Trách Nhiệm Của Người Hướng Dẫn (Mentor)
- Đánh Giá Các Nhiệm Vụ và Hoạt Động: Xem xét và chuẩn bị phản hồi cho các nhiệm vụ và hoạt động của mentee.
- Chuẩn Bị Phản Hồi: Chuẩn bị phản hồi cân đối trước mỗi cuộc họp và ghi lại trong kế hoạch tham vấn.
- Đề Xuất Ý Kiến Phát Triển Thêm: Đề xuất ý kiến giúp mentee mở rộng kỹ năng và khắc phục điểm yếu.
Cách Sử Dụng Kế Hoạch Tham Vấn
Kế hoạch tham vấn cần linh hoạt và cho phép điều chỉnh dựa trên những phát hiện trong suốt quá trình. Nó nên là một tài liệu thực tế mà cả mentor và mentee có thể tham khảo thường xuyên để đảm bảo đạt được các mục tiêu đề ra.
Kết Luận
Thiết lập một thỏa thuận cố vấn và một kế hoạch tham vấn là bước quan trọng để đảm bảo mối quan hệ cố vấn hiệu quả. Bằng cách xác định rõ ràng vai trò, kỳ vọng và các mục tiêu, cả mentor và mentee có thể tận dụng tối đa mối quan hệ và đạt được sự phát triển cá nhân và chuyên nghiệp.
Nguồn tham khảo: Mindtools
Tổng hợp và biên soạn bởi Leading Team
